Phần mềm CRM tốt nhất hiện nay: Tiêu chí lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp

Phần mềm CRM tốt nhất hiện nay không nhất thiết là phần mềm có nhiều tính năng nhất, mà là giải pháp phù hợp với quy trình bán hàng, chăm sóc khách hàng và ngân sách của doanh nghiệp. Bài viết này giúp bạn xác định tiêu chí lựa chọn, so sánh các nhóm giải pháp và chuẩn bị trước khi triển khai.

Phần mềm CRM tốt nhất hiện nay được đánh giá dựa trên tiêu chí nào?

Khi tìm kiếm Phần mềm CRM tốt nhất hiện nay, doanh nghiệp thường gặp rất nhiều lựa chọn với cách giới thiệu và bộ tính năng khác nhau. Tuy nhiên, không có một sản phẩm duy nhất phù hợp với mọi tổ chức. Một công ty có đội ngũ bán hàng nhỏ sẽ có nhu cầu khác với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhiều kênh tiếp nhận khách hàng hoặc quy trình chăm sóc dài hạn.

Vì vậy, nên bắt đầu từ vấn đề doanh nghiệp muốn giải quyết. Chẳng hạn, thông tin khách hàng đang nằm rải rác trong bảng tính, nhân viên khó theo dõi lịch sử trao đổi, khách hàng tiềm năng chưa được phân công rõ ràng hoặc nhà quản lý thiếu báo cáo tổng quan. CRM phù hợp cần xử lý được những vấn đề ưu tiên đó trong quy trình thực tế.

1. Quản lý dữ liệu khách hàng tập trung

Hệ thống nên cho phép lưu trữ và tra cứu thông tin khách hàng tại một nơi, chẳng hạn tên, thông tin liên hệ, nguồn tiếp cận, nhu cầu, trạng thái và người phụ trách. Dữ liệu tập trung giúp hạn chế tình trạng mỗi nhân viên lưu một phiên bản riêng, đồng thời hỗ trợ bàn giao khi nhân sự thay đổi.

2. Theo dõi khách hàng tiềm năng và quy trình bán hàng

Doanh nghiệp nên kiểm tra CRM có hỗ trợ phân loại khách hàng tiềm năng, ghi nhận cơ hội kinh doanh và theo dõi từng giai đoạn bán hàng hay không. Giao diện quy trình rõ ràng giúp nhân viên biết khách hàng đang ở bước nào, việc tiếp theo cần thực hiện là gì và cơ hội nào cần được ưu tiên.

3. Lịch sử tương tác và nhắc việc chăm sóc

Một CRM hữu ích cần giúp đội ngũ xem lại các lần gọi điện, email, cuộc hẹn, ghi chú hoặc trao đổi đã được ghi nhận. Chức năng nhắc lịch và giao việc cũng hỗ trợ nhân viên theo sát cam kết với khách hàng, giảm nguy cơ bỏ sót những lần liên hệ quan trọng.

4. Báo cáo dễ hiểu, hỗ trợ ra quyết định

Hãy xem xét các báo cáo về số lượng khách hàng mới, tình trạng cơ hội, hoạt động của đội ngũ và kết quả bán hàng. Báo cáo nên dễ đọc, có bộ lọc phù hợp và phản ánh đúng dữ liệu được nhập vào hệ thống. Công cụ chỉ có giá trị khi nhà quản lý có thể dùng thông tin đó để điều chỉnh hoạt động.

Các nhóm phần mềm CRM phổ biến hiện nay

Thay vì chỉ so sánh tên thương hiệu, doanh nghiệp có thể phân loại giải pháp theo cách triển khai và mức độ tùy chỉnh. Mỗi nhóm có ưu điểm riêng, phù hợp với những nhu cầu khác nhau.

CRM đóng gói theo mô hình thuê bao

Đây là nhóm giải pháp được cung cấp sẵn theo các gói tính năng. Doanh nghiệp thường có thể bắt đầu nhanh, sử dụng các quy trình phổ biến và mở rộng theo số lượng người dùng hoặc gói dịch vụ. Trước khi lựa chọn, cần kiểm tra giới hạn người dùng, dung lượng, khả năng xuất dữ liệu, tích hợp và điều kiện thanh toán.

CRM tùy chỉnh theo quy trình doanh nghiệp

Nhóm này phù hợp khi quy trình bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng có những bước đặc thù, cần biểu mẫu riêng, cách phân quyền riêng hoặc kết nối với hệ thống đang sử dụng. Khả năng tùy chỉnh có thể giúp phần mềm sát với hoạt động thực tế hơn, nhưng doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi, thời gian triển khai, chi phí bảo trì và đơn vị chịu trách nhiệm hỗ trợ.

CRM mã nguồn mở hoặc tự triển khai

Giải pháp mã nguồn mở có thể đem lại quyền chủ động về cấu hình và hạ tầng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có nguồn lực kỹ thuật để cài đặt, cập nhật, bảo mật, sao lưu và xử lý sự cố. Chi phí sử dụng không chỉ nằm ở phần mềm mà còn bao gồm nhân sự và vận hành lâu dài.

Cách chọn CRM phù hợp với quy mô doanh nghiệp

Doanh nghiệp nhỏ và đội ngũ kinh doanh gọn

Ưu tiên giao diện dễ sử dụng, thao tác nhập liệu đơn giản, quản lý liên hệ, nhắc lịch và theo dõi cơ hội bán hàng. Đừng triển khai quá nhiều trường dữ liệu hoặc quy trình phức tạp ngay từ đầu. Một hệ thống vừa đủ, được nhân viên cập nhật thường xuyên, thường hữu ích hơn một hệ thống nhiều chức năng nhưng khó áp dụng.

Doanh nghiệp đang mở rộng đội ngũ

Khi số lượng nhân viên và khách hàng tăng lên, cần chú ý đến phân quyền, phân công khách hàng, quy tắc bàn giao, báo cáo theo nhóm và khả năng chuẩn hóa quy trình. Nên làm rõ ai được xem, sửa, xuất dữ liệu và ai chịu trách nhiệm với từng nhóm khách hàng.

Doanh nghiệp có quy trình đặc thù hoặc nhiều hệ thống

Hãy đánh giá khả năng tùy chỉnh trường thông tin, trạng thái, biểu mẫu, luồng phê duyệt và tích hợp. Nếu CRM cần trao đổi dữ liệu với website, phần mềm kế toán, tổng đài hoặc công cụ marketing, hãy yêu cầu mô tả rõ phạm vi tích hợp và cách xử lý khi dữ liệu không đồng bộ.

Những câu hỏi cần đặt ra trước khi mua phần mềm CRM

• Nhu cầu ưu tiên là gì? Quản lý liên hệ, bán hàng, chăm sóc sau bán hay quản lý toàn bộ hành trình khách hàng?
• Ai sẽ sử dụng? Nhân viên kinh doanh, chăm sóc khách hàng, quản lý hay nhiều phòng ban?
• Dữ liệu hiện tại được lưu ở đâu? Cần nhập dữ liệu từ bảng tính hay chuyển từ một hệ thống cũ?
• Có cần tùy chỉnh không? Những trường dữ liệu, quy trình và báo cáo nào là bắt buộc?
• Chi phí dài hạn gồm những gì? Ngoài phí phần mềm, hãy tính đến triển khai, đào tạo, tích hợp, bảo trì và nâng cấp.
• Dữ liệu được bảo vệ ra sao? Cần hỏi về phân quyền, sao lưu, khôi phục, nhật ký thao tác và phương án xuất dữ liệu.

Để có góc nhìn nền tảng trước khi đánh giá nhà cung cấp, bạn có thể đọc thêm bài CRM là gì và những tính năng thường gặp của hệ thống CRM. Nếu doanh nghiệp đang ở giai đoạn tìm đơn vị tư vấn, bài kinh nghiệm tìm nơi mua phần mềm CRM cho doanh nghiệp sẽ giúp bạn chuẩn bị các câu hỏi cần trao đổi.

Quy trình triển khai CRM để nhân viên dễ áp dụng

1. Xác định mục tiêu và quy trình hiện tại
   Liệt kê các khó khăn đang gặp, các bước bán hàng và chăm sóc khách hàng, cùng kết quả mong muốn sau triển khai.
2. Chuẩn hóa dữ liệu
   Rà soát thông tin trùng lặp, thống nhất cách đặt tên trường dữ liệu và xác định dữ liệu nào cần chuyển vào hệ thống.
3. Thiết lập người dùng và phân quyền
   Phân định vai trò của nhân viên, trưởng nhóm và quản trị viên; chỉ cấp quyền cần thiết cho từng vị trí.
4. Chạy thử với một nhóm nhỏ
   Đưa một quy trình cụ thể vào thử nghiệm, thu thập phản hồi và điều chỉnh trước khi mở rộng.
5. Đào tạo và theo dõi mức độ sử dụng
   Hướng dẫn bằng tình huống công việc thực tế, thống nhất trách nhiệm cập nhật dữ liệu và rà soát định kỳ.

Vì sao khả năng tùy chỉnh và hỗ trợ quan trọng?

Quy trình của doanh nghiệp có thể thay đổi theo sản phẩm, thị trường và cách tổ chức đội ngũ. Vì vậy, ngoài các chức năng cơ bản, doanh nghiệp nên cân nhắc liệu hệ thống có thể điều chỉnh trường dữ liệu, trạng thái xử lý, biểu mẫu, phân quyền và báo cáo theo nhu cầu hay không.

Khả năng hỗ trợ cũng cần được làm rõ ngay từ đầu: thời gian tiếp nhận yêu cầu, cách hướng dẫn người dùng, quy trình xử lý lỗi, sao lưu và nâng cấp. Những nội dung này ảnh hưởng trực tiếp đến việc CRM có thể được duy trì ổn định sau khi đưa vào sử dụng.

Nếu đang tìm một phương án có thể trao đổi về nhu cầu và phạm vi tùy chỉnh, doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp phần mềm CRM doanh nghiệp của Newnet. Hãy chuẩn bị trước quy trình hiện tại, số nhóm người dùng và các tính năng ưu tiên để việc tư vấn sát với nhu cầu hơn.

Câu hỏi thường gặp về phần mềm CRM tốt nhất hiện nay

Kết luận

Để lựa chọn phần mềm CRM tốt nhất hiện nay, doanh nghiệp cần bắt đầu từ mục tiêu quản lý khách hàng, đánh giá quy trình thực tế và so sánh các giải pháp theo cùng tiêu chí. Hãy ưu tiên khả năng sử dụng, dữ liệu tập trung, báo cáo, bảo mật, mở rộng và hỗ trợ lâu dài thay vì chỉ chọn theo số lượng tính năng.

Newnet có thể trao đổi cùng doanh nghiệp về nhu cầu triển khai và phạm vi tùy chỉnh thông qua giải pháp phần mềm CRM doanh nghiệp Newnet. Liên hệ 0789994747 để trao đổi nhu cầu và nhận tư vấn phù hợp.