Email doanh nghiệp: bí kíp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.

         Một doanh nghiệp hoạt động chính quy và chuyên nghiệp luôn có một email doanh nghiệp, là nét đặc trưng của doanh nghiệp, cũng như tạo sự nghiêm túc, chỉn chu cho từng cá nhân của doanh nghiệp. Vậy thì hãy cùng Newnet tìm hiểu email doanh nghiệp là gì nhé!

1. Email doanh nghiệp là gì?

Trong cuộc sống thường ngày, mỗi cá nhân thường sử dụng một (hoặc một vài) email cá nhân, tạo miễn phí và thường có đuôi như @gmail.com, @yahoo.com.vn,.... nhưng đôi khi chúng ta lại thấy có những email có phần đuôi khác biệt mà không sử dụng nhưng đuôi email thông thường. Đây chính là email doanh nghiệp, được sử dụng trong công việc như báo cáo, liên hệ đối tác, trao đổi với khách hàng,… 

Email doanh nghiệp là một dịch vụ email theo tên miền riêng của khách hàng phục vụ cho việc trao đổi và giao dịch trực tuyến cho các doanh nghiệp. Hiểu đơn giản hơn thì email công ty là địa chỉ thư điện tử được đặt theo tên miền riêng theo dạng @têncôngty.com hoặc @têncôngty.vn (hoặc là bất cứ cái tên miền riêng nào doanh nghiệp muốn và đăng kí).

        Chúng ta có thể dễ dàng thấy được, những chiếc email như thế tạo nên sự trang trọng, chuyên nghiệp hơn rất nhiều so với những email cá nhân. Hơn nữa, email doanh nghiệp còn mang lại lợi ích cao hơn: Mỗi nhân viên đều có 1 địa chỉ email riêng cho doanh nghiệp cung cấp, các dữ liệu đều do công ty quản lý, nắm giữ, khi nhân viên có nghỉ việc thì công ty có thể thu hồi nó về, các dữ liệu cũng được lưu trữ trong phạm vi an toàn.

         Như vậy, chúng ta có thể hiểu rằng email doanh nghiệp là quyền sở hữu của một doanh nghiệp trên môi trường Internet. Khi một doanh nghiệp sở hữu tên miền riêng sẽ dễ dàng kiểm soát được thông tin, nhất là những tin tức nội bộ, tính năng bảo mật được đảm bảo cao nhất. Ngoài ra, khi gửi mail từ email doanh nghiệp, thư điện tử sẽ không bị đánh dấu spam và khách hàng có thể đọc được. Sử dụng email doanh nghiệp để có tỷ lệ chuyển đổi cao hơn.

      2. Phân loại email doanh nghiệp:

Trên thị trường có rất nhiều loại email doanh nghiệp với hệ thống chức năng và công cụ vô cùng đa dạng. Tùy theo quy mô và mục đích sử dụng của từng doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn 2 loại email sau đây:

• Email doanh nghiệp miễn phí: email sử dụng web hosting ở các nhà cung cấp hosting. Đây không phải loại email chuyên dụng bởi khả năng xác thực tên miền thấp, dẫn tới trong quá trình sử dụng, email gửi đi thường xuyên bị đánh dấu là spam và không thể gửi mail tới khách hàng của mình được
• Email doanh nghiệp phải mất phí: email có server cung cấp trên hạ tầng 1 hoặc nhiều server riêng. Các máy chủ này được cài đặt những phần mềm chuyên nghiệp như quản lý email, xác thực tên miền, giúp cho những email công việc pass qua các bộ lọc tới 98%. Đi kèm với đó là một khoản chi phí mà doanh nghiệp cần phải bỏ ra.

     3. Tại sao công ty bạn nên sử dụng email doanh nghiệp?

Email doanh nghiệp có những tính năng vượt trội dành cho doanh nghiệp của bạn, cụ thể như sau:

      Tính chuyên biệt hoá

Đây là tính năng quan trọng đầu tiên của hệ thống email doanh nghiệp. Dịch vụ này cho phép thay đổi tên miền thành tên công ty của bạn. Việc sở hữu một email có tên riêng sẽ khiến hòm thư điện tử của công ty bạn dễ nhận dạng và chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.

      Tăng độ tin cậy

Đối với các doanh nghiệp dù quy mô lớn hay nhỏ đều phải cần có một email chung cho cả doanh nghiệp. Email là một trong những ấn tượng đầu tiên khi khách hàng tiếp xúc với bạn, email lúc này trở thành yếu tố quan trọng gây ấn tượng với khách hàng và gia tăng độ tin cậy cho doanh nghiệp.

       Tính bảo mật

Email doanh nghiệp sẽ được quản lý bởi công ty, dù là hòm thư chung hoặc hòm thư cá nhân. Các dữ liệu sẽ được quản lý chặt chẽ, tránh tình trạng thông tin bị leak ra ngoài. 

Email doanh nghiệp được nhà cung cấp server mã hóa các kết nối, xác thực và lọc spam vô cùng chuyên nghiệp và tỉ mỉ. Toàn bộ các hoạt động của bạn đều được đảm bảo an toàn và rõ ràng. Không mang tính chất spam, email gửi đi sẽ vào được mục trang chính mà không rơi vào mục quảng cáo hay xã hội của người nhận. 

Tính năng bảo mật là tính năng quan trọng mà bất kì doanh nghiệp nào cũng mong muốn sở hữu.

        Tính chuyên nghiệp

Khách hàng khi đọc email công ty của bạn có thể nhanh chóng xác định bạn đến từ đâu và đến với lý do gì. Điều này khiến cho sự tương tác giữa 2 bên thuận tiện và dễ dàng hơn nhiều. Ngoài ra, một bộ phận email email được sử dụng cho nhân viên rõ ràng khiến cho doanh nghiệp của bạn chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.

       Tiết kiệm chi phí

Cho dù mất tiền nhưng nếu tính những lợi ích mà chúng đem lại cho công ty thì khoản tiền bỏ ra là quá nhỏ. Chỉ cần chi ra khoảng vài triệu đồng là công ty có thể sở hữu ngay một địa chỉ email chuyên nghiệp dùng cho vài chục người. Ngoài ra, nhiều nhà cung cấp còn mở rộng các dịch vụ với những tiện ích khác nhau để doanh nghiệp có thể lựa chọn.

       Lợi ích khi dùng email doanh nghiệp tại Newnet

Với những lợi ích vượt trội khi sử dụng email doanh nghiệp, điều bạn cần chính là lựa chọn một gói dịch vụ có giá cả phải chăng nhưng lại là một sự đầu tư đúng đắn. Hãy đến với dịch vụ của Newnet, bạn sẽ nhận được những lợi ích sau đây:

- Thuận tiện và dễ dàng hơn khi sử dụng: email có thể dễ dàng đăng nhập bằng bất kì trình duyệt nào.

- Người dùng có thể bổ sung, xóa hoặc thay đổi mật khẩu email doanh nghiệp khi có sự thay đổi về mặt nhân sự trong công ty.

- Các tính năng hữu ích như chuyển tiếp email, chế độ tự động trả lời, chống spam và chặn địa chỉ email lạ,…. 

- Công ty có thể quản lý và kiểm soát nội dung của thư điện tử, giúp bảo mật thông tin.

- Dung lượng email cực lớn, truy cập không giới hạn

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NEWNET

Địa chỉ: 554/10 Phạm Văn Đồng, P. 13, Q. Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh

Email: info@newnet.vn

Hotline: 0789 99 4747

Website: https://newnet.vn