Webinar là gì? Công cụ tối ưu tuyệt vời cho hội thảo trực tuyến

1. Webinar là gì?

Webinar là một thuật ngữ kết hợp giữa hai từ "web" và "seminar". Đây là một hình thức hội thảo trực tuyến hoặc buổi diễn thuyết được tổ chức trên internet. Trong một webinar, người tham gia có thể kết nối và tham gia qua mạng internet từ nơi ở xa thông qua các thiết bị như máy tính, điện thoại di động hoặc máy tính bảng.

Webinar cho phép người tham gia tương tác trực tiếp với người trình bày thông qua tính năng chat, câu hỏi và trả lời trực tuyến. Người trình bày có thể chia sẻ nội dung bằng cách sử dụng chia sẻ màn hình, trình chiếu slide, video hoặc âm thanh trực tiếp. Điều này giúp thu hẹp khoảng cách địa lý và cho phép một số lượng lớn người tham gia truy cập và tham gia một buổi diễn thuyết hoặc hội thảo mà không cần tới địa điểm vật lý.

Webinar được sử dụng rộng rãi trong giáo dục, doanh nghiệp, quảng cáo, marketing và các lĩnh vực khác để tổ chức các buổi hội thảo, đào tạo, chia sẻ kiến thức và giao tiếp từ xa.

2. Tính năng của webinar

Trình chiếu và chia sẻ màn hình: Người trình bày có thể chia sẻ màn hình của mình để trình diễn slide, video, ứng dụng hoặc nội dung khác cho người tham gia.

Tương tác và chat trực tiếp: Người tham gia có thể gửi tin nhắn chat trực tiếp trong suốt buổi diễn thuyết hoặc hội thảo để đặt câu hỏi, đưa ra ý kiến hoặc tương tác với người trình bày và các thành viên khác.

Tính năng hỏi và trả lời (Q&A): Cung cấp một giao diện cho phép người tham gia gửi câu hỏi và người trình bày có thể trả lời câu hỏi đó công khai hoặc riêng tư.

Thăm dò ý kiến (Polls và Surveys): Người trình bày có thể tạo và thực hiện các cuộc thăm dò ý kiến trực tuyến để thu thập ý kiến và thông tin từ người tham gia.

Tính năng ghi âm và phát lại: Các buổi diễn thuyết hoặc hội thảo có thể được ghi âm và sau đó phát lại cho những người không tham gia trực tiếp hoặc để tài liệu học tập sau này.

Quản lý người tham gia: Người tổ chức webinar có thể quản lý danh sách người tham gia, kiểm soát quyền truy cập, gửi lời mời và theo dõi sự tương tác của người tham gia.

Tính năng phân nhóm: Cho phép chia nhóm người tham gia vào các phòng riêng để thực hiện các hoạt động nhóm nhỏ hoặc thảo luận chuyên sâu.

Tính năng trực tiếp và ghi hình video: Cho phép người trình bày hiển thị hình ảnh video trực tiếp của mình trong suốt buổi diễn thuyết hoặc hội thảo.

Tích hợp đa phương tiện: Hỗ trợ đa dạng các định dạng nội dung như video, âm thanh, slide, tài liệu để người trình bày có thể chia sẻ thông tin một cách linh hoạt và tương tác.

Tuy nhiên, các tính năng cụ thể có thể khác nhau tùy theo nền tảng webinar mà bạn sử dụng.

3. Những ứng dụng thực tiễn Webinar trong kinh doanh

Như vậy các bạn cũng đã phần nào nắm được cơ bản về Webinar. Và dưới đây là danh sách những điểm thường dùng trên Webinar:

Sử dụng Webinar như một công cụ bán hàng và marketing

Trong hầu hết mọi trường hợp, Webinar được sử dụng như một chiến lược tiếp thị của thương hiệu hay một phần của doanh nghiệp. Nó được tạo ra không dành riêng cho các tập đoàn hay các công ty lớn. Ngay cả các doanh nghiệp nhỏ mới bắt đầu hay các doanh nghiệp tư nhân thì cũng có thể đạt được những thành công nhất định khi sử dụng.

Việc yêu cầu đăng ký Webinar sẽ giúp bạn phát triển danh sách email và đề cập danh sách các sản phẩm, dịch vụ của bạn vào phần cuối để tạo sự thích thú, thu hút người tham gia và theo dõi về sau.

Webinar công cụ tiếp thi hiệu quả cho doanh nghiệp

Webinar công cụ tiếp thi hiệu quả

Miễn phí nội dung như một chiến thuật

Một điều hay xuất hiện ở phần cuối của Webinar thường là phần bán hàng. Thực tế không ít doanh nghiệp đã điều hành một Webinar để tạo danh sách email khách hàng cho riêng mình. Trong trường hợp này, yêu cầu của tất cả các đối tượng tham gia là phải đăng ký Webinar bằng địa chỉ email của họ.

Thay thế cho cách này là sử dụng các trang mạng xã hội như Instagram Live, Youtube Live, Facebook Live để làm chủ một Webinar miễn phí. Khuyến khích người khác tham gia cùng với bạn bè của mình để không bỏ lỡ nó.

Mục đích chính của việc này là tạo dựng chuyên môn của bản thân, đồng thời xây dựng mối quan hệ với những đối tượng mà bạn hướng đến bằng cách cung cấp giá trị thay vì chỉ tập trung vào việc bán hàng. Khi bạn đã có thể kết nối với họ, bạn sẽ có thể mời và biến họ thành thuê bao email của mình, từ đó bồi dưỡng mối quan hệ ngày càng tốt hơn.

Phần hỏi đáp trực tiếp

Một cách khác để áp dụng Webinar là chạy trực tiếp phần hỏi đáp để giải đáp những câu hỏi từ phía khách hàng về sản phẩm hay dịch vụ của bạn. Kiểu Webinar này có thể hoạt động tốt với những sản phẩm mà bạn làm chủ cho dù đó có là sản phẩm vật lý hay kỹ thuật số.

Không chỉ là trả lời các câu hỏi về sản phẩm của bạn mà còn có thể trưng bày những sản phẩm mà mình cung cấp. Thông qua kiểu Webinar này, chuyển khách hàng từ giai đoạn thử nghiệm sang giai đoạn trả tiền.

Trong buổi hội thảo Webinar hỗ trợ doanh nghiệp trả lời câu hỏi của khách hàng dễ dàng

Ngoài ra, các bạn còn có thể sử dụng kiểu Webinar này để bán chéo cho các sản phẩm khác. Giới thiệu cho người dùng những bước tiếp theo để có thể tham dự. Sau khi khán giả cảm thấy liên quan đến phần cuối. Họ sẽ không chỉ mua nó mà còn tác động đến những người khác như gia đình và bạn bè của mình.

Đào tạo trực tiếp

Nếu bạn đang có một đội ngũ làm việc từ xa thì Webinar sẽ là giải pháp tốt nhất để đào tạo cho họ. Hướng dẫn học thông qua quy trình điều hành chuẩn của công ty bạn, cập nhật những thay đổi mới nhất một cách dễ dàng.

Bởi thực tế Webinar có thể lưu lại dữ liệu nên các bạn sẽ không cần lo lắng đến vấn đề thành viên vắng. Đơn giản bạn chỉ cần gửi cho họ một ghi âm của Webinar.

Tương tác trong các cuộc phỏng vấn

Các bạn cũng có thể sử dụng Webinar để thực hiện những cuộc phỏng vấn và tương tác với những người tham gia. Cung cấp cho khách hàng của bạn nhiều giá trị hơn bằng cách đưa vào các chuyên gia và tương tác với những người đăng ký tham gia Webinar.

Đào tạo, huấn luôn các khách hàng nội trú

Với những công ty phần mềm, bạn sẽ có thể hưởng rất nhiều lợi ích từ việc sử dụng Webinar để đào tạo khách hàng của mình. Với cách này bạn có thể thực hiện trực tiếp hoặc ghi từ trước đó, nó sẽ giúp bạn loại bỏ được nhầm lẫn. Webinar giúp bạn tìm hiểu những phần mềm mới và làm quen với nó.

4. Webinar mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Webinar mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích chính mà webinar có thể cung cấp:

Tiết kiệm chi phí: So với việc tổ chức hội thảo truyền thống, webinar giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn các chi phí đi lại, thuê địa điểm và thiết bị, nghỉ việc làm và chi trả các chi phí liên quan khác. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn lực tài chính quan trọng.

Tiếp cận đối tượng rộng hơn: Webinar cho phép doanh nghiệp kết nối và tương tác với khách hàng, đối tác và cộng đồng trực tuyến từ khắp nơi trên thế giới. Người tham gia có thể tham gia từ bất kỳ địa điểm nào với kết nối internet, mở rộng phạm vi tiếp cận của doanh nghiệp.

Tăng cường tương tác và tham gia: Với tính năng chat trực tiếp, câu hỏi và trả lời, webinar tạo ra một môi trường tương tác năng động giữa người trình bày và người tham gia. Điều này tạo điều kiện cho sự tham gia tích cực, đặt câu hỏi, trao đổi ý kiến và trao đổi thông tin.

Chia sẻ kiến thức và đào tạo: Webinar là một công cụ hiệu quả để chia sẻ kiến thức, thông tin sản phẩm hoặc cung cấp đào tạo cho khách hàng, nhân viên hoặc đối tác. Doanh nghiệp có thể trình diễn, giới thiệu và hướng dẫn sử dụng sản phẩm, dịch vụ hoặc công nghệ mới.

Xây dựng uy tín và tăng nhận diện thương hiệu: Bằng cách tổ chức các webinar chất lượng, doanh nghiệp có thể xây dựng uy tín trong lĩnh vực của mình và tăng cường nhận diện thương hiệu. Webinar cung cấp một nền tảng cho doanh nghiệp để chia sẻ kiến thức chuyên môn, phân tích thị trường, xu hướng và ý tưởng đột phá.

Thu thập dữ liệu và đánh giá: Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ trong webinar để thu thập dữ liệu về người tham gia, như số lượng và thông tin liên hệ. Điều này giúp cải thiện việc theo dõi tiến trình tiếp thị, đánh giá hiệu quả và tìm hiểu ý kiến phản hồi của khách hàng.

Tóm lại, webinar là một công cụ mạnh mẽ cho doanh nghiệp để tiết kiệm chi phí, tăng cường tương tác và tham gia, chia sẻ kiến thức và đào tạo, xây dựng uy tín và tăng nhận diện thương hiệu, cũng như thu thập dữ liệu và đánh giá.

5. Zoom Webinar được áp dụng nhiều trong lĩnh vực nào?

Zoom Webinar là một nền tảng phổ biến cho việc tổ chức webinar trực tuyến. Nó đã được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, bao gồm:

Giáo dục và đào tạo: Các trường học, trung tâm đào tạo, trường đại học sử dụng Zoom Webinar để tổ chức các buổi thuyết trình, hội thảo, lớp học trực tuyến, buổi tư vấn hướng nghiệp và các khóa đào tạo khác.

Doanh nghiệp và hội thảo chuyên nghiệp: Các doanh nghiệp sử dụng Zoom Webinar để tổ chức các buổi hội thảo trực tuyến, buổi giới thiệu sản phẩm, hội thảo công nghệ, cuộc họp nhóm từ xa và các sự kiện khác liên quan đến doanh nghiệp.

Tiếp thị và bán hàng: Các nhà tiếp thị và bộ phận bán hàng sử dụng Zoom Webinar để tổ chức các buổi trình diễn sản phẩm, buổi thảo luận về chiến lược tiếp thị, khóa học đào tạo cho đội ngũ bán hàng và các hoạt động quảng cáo trực tuyến.

Hội nghị và sự kiện trực tuyến: Zoom Webinar cung cấp khả năng tổ chức các hội nghị trực tuyến, sự kiện chuyên ngành, lễ kỷ niệm, buổi biểu diễn nghệ thuật và các hoạt động trực tuyến khác có tính tương tác cao.

Y tế và chăm sóc sức khỏe: Các tổ chức y tế sử dụng Zoom Webinar để tổ chức các cuộc họp trực tuyến, buổi thảo luận y khoa, giáo dục và tư vấn cho bác sĩ, chuyên gia y tế và bệnh nhân từ xa.

Tổ chức phi lợi nhuận và xã hội: Các tổ chức phi lợi nhuận và xã hội sử dụng Zoom Webinar để tổ chức các buổi thuyết trình, hội thảo, cuộc họp và các sự kiện khác để nâng cao nhận thức, quảng bá thông điệp và gây quỹ cho mục đích từ thiện.

Đây chỉ là một số ví dụ và Zoom Webinar có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của từng tổ chức hoặc cá nhân.

6. Điều kiện cần có để sử dụng Zoom Webinar

Để sử dụng được những tính trên Zoom Webinar thì bạn cũng cần phải chấp nhận các điều sau đây:

Người dùng phải muốn chủ trì cuộc họp phải có tài khoản Pro trở lên;

Để thu hút được nhiều người tham gia bạn phải mua gói add-ons Webinar của Zoom với số lượng tùy chọn: 100, 500, 3000 hay lên đến 10000 người tham gia;

Để dùng Zoom Webinar Desktop Client hay Mobile App thì phải dùng phiên bản 3.0+.

Đối với người tham gia buổi thảo luận hay cuộc họp thì chỉ cần thiết bị Zoom Webinar Rooms và CRC (H.323 và SIP) là đã có thể truy cập vào cuộc họp.

Giá các gói dịch vụ trên Webinar

Để sử chủ trì một cuộc hội thảo trên Webinar bạn cần mua các gói dịch vụ phù hợp

7. Hướng dẫn cách sử dụng Webinar cơ bản

1. Lên lịch cuộc họp, hội thảo trên Zoom Webinar

+ Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản (Sign in) tại zoom.us/webinar

+ Bước 2: Trên thanh công cụ bấm chọn Webinars

Bấm chọn Webinars và Schedule A Webinar để lên lịch hội thảo

Bấm chọn Webinars và Schedule A Webinar để lên lịch hội thảo

+ Bước 3: Tiếp theo hãy bấm chọn Schedule A Webinar trên màn hình

Xuất hiện các thiết lập *bắt buộc:

Topic: Chủ đề của cuộc hội thảo trên Webinar

Description: Mô tả sơ lược về nội dung sẽ diễn ra trong hội thảo

Use a template: Bạn có muốn lựa chọn mẫu có sẵn hay không

When: Thời gian diễn ra buổi hội thảo

Duration: thời lượng diễn ra buổi hội thảo

Recurring webinar: Buổi hội thảo trên webinar có được lặp lại hằng ngày không

Registration: Tùy chọn nếu muốn người xem đăng ký thông tin

Webinar Password: Mật khẩu để tham gia

Video:

– Người chủ trì (host): chế độ bật/tắt video của người chủ trì có thể mở lại

– Người tham gia (Panelist): chế độ bật/tắt video của người tham gia. Nếu người tham gia tắt, họ sẽ không có quyền để mở lại và có người chủ trì mới có quyền thay đổi.

Audio Option (âm thanh): cho phép người tham gia có thể gọi vào từ điện thoại (telephone) hay máy tính (computer) hoặc được phép cả hai (both).

Thông tin cần điền khi lên lịch hội thảo

Thông tin cần điền khi lên lịch hội thảo

Một số tính năng bổ sung:

Với Webinar Options:

Q&A: hội thảo có được phép sử dụng bảng Q&A

Enable Practice Session: Nội dung phát lại

Only authenticated users can join: Đăng nhập Zoom mới được tham gia buổi hội thảo

Record the webinar automatically: hội thảo sẽ được tự động lưu và ghi lại thường xuyên

Alternative Hosts (Máy chủ lưu trữ thay thế): Bạn cấp quyền điều hành cho những người khác, người này có thể thay bạn bắt đầu buổi hội thảo nếu bạn vắng mặt.

+ Bước 4: Bấm chọn Schedule

Bấm schedule để hoàn thành

Bấm schedule để hoàn thành

2. Hướng dẫn bắt đầu buổi hội thảo trực tuyến đã được chuẩn bị trước đó

Cách 1: Đăng nhập vào trang chủ Zoom.us rồi chọn Webinar và sau đó bấm Start.

Cách 2: Vào Zoom, bấm chọn tab Meeting (cuộc họp). Tìm  Webinar và bấm Start.

3. Cách lấy báo cáo kết quả của hội thảo trực tuyến trên Zoom Webinar

Bước 1: Truy cập vào trang web: Zoom.us, sau đó chọn mục Reports, tiếp tục chọn Account Management > Reports.

Bước 2: Bấm vào mục Usage Reports.

Xem báo cáo kết quả sau cuộc hội thảo

Xem báo cáo kết quả sau cuộc hội thảo

Tìm hiểu Webinar là gì và những lợi ích nó mang lại có thể thấy Webinar thực sự là một giải pháp hữu ích để kết nối và hòa nhập với người dùng. Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp thu thập thông tin từ những khách hàng của họ. Bởi vậy mà Webinar đã trở thành xu hướng mà bất kỳ một doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng cần có trong chiến lược marketing của mình. Chúc bạn vui và thành công!

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NEWNET

Địa chỉ: 554/10 Phạm Văn Đồng, P. 13, Q. Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh

Email: info@newnet.vn

Hotline: 0789 99 4747

Website: https://newnet.vn